The Implementation of an Organizational Committee for Patient Engagement in the Context of Mental Health : A Case Study

Abstract

Objectif : Il existe un besoin de structuration de l’engagement des patients dans des organisations de santé mentale. Toutefois, peu est connu concernant l’implantation de structures de ce type, et encore moins à un niveau stratégique. L’objectif est d’étudier l’implantation d’un comité organisationnel stratégique pour l’engagement des patients à travers son processus d’initiation et d’opérationnalisation, les facteurs qui facilitent et limitent l’implantation, et les conséquences perçues dans l’organisation. Méthode : Une approche qualitative a été utilisée, plus spécifiquement une étude de cas unique. Les différentes sources de données étaient des entrevues semi-structurées, des groupes de discussion, et des documents organisationnels. Les participants étaient différents acteurs (usagers des services, gestionnaires de différents niveaux, chercheurs, clinicien, membres de la direction générale et du comité d’usagers) en lien avec l’engagement des patients. Résultats : Le processus d’initiation incluait un besoin de formalisation et l’introduction d’une vision de la pleine citoyenneté. Le processus d’opérationnalisation incluait la composition et le rôle du comité, l’élaboration d’un encadrement pour la participation et son application continue incluant l’évaluation. Plusieurs facteurs facilitants ont été identifiés, incluant le soutien de la direction générale, du leadership et une vision pour la participation. Les facteurs limitants concernaient la résistance contre la participation et l’existence de la stigmatisation. Les conséquences étaient une augmentation et un meilleur engagement des patients, et une réduction de la stigmatisation dans l’organisation. Conclusion : Cette étude illustre le processus d’implantation d’un comité organisationnel stratégique pour l’engagement des patients en incluant des nombreux éléments, d’acteurs et de facteurs. L’importance d’un leadership provenant de plusieurs acteurs, ainsi qu’une vision pour la participation afin d’encadrer efficacement l’engagement des patients sont mises en évidence.

Objective: There is a need for structure for patient engagement to function within mental healthcare organizations. Despite this, little is known about how to implement these kinds of structures, and even less on a strategic level. The aim is to study the implementation of a strategic organizational committee for patient engagement through its initiation and operationalization process, the factors that are facilitating or limiting the implementation, and the perceived consequences within the organization. Method: A qualitative approach has been used in this study. A single case study has been carried out with semi-structured interviews, focus groups and organizational documents as data sources. The participants were different actors (service users, managers on different levels, researchers, clinician, members of top management and user’s committee) taking part in the patient engagement. Results: The initiation process included a need for formalization, and the introduction of a vision of full citizenship, while the operationalization process contained the composition and role of the committee, the elaboration of a frame for the participation, and its ongoing application including evaluation. Several facilitating factors were identified, including top management support, leadership, and a vision behind the participation. The limiting ones mainly concerned resistance towards the participation and the existence of stigma. The consequences included increased and improved patient engagement, and reduced stigma within the organization. Conclusion: This study illustrates the process of implementation of a strategic organizational committee for patient engagement including multiple elements, actors, and influencing factors. It highlights the importance of leadership by many actors and a vision behind the participation, to successfully frame the patient engagement.