Enquête sur la gestion des documents produits et/ou reçus par les services et les centres d’archives du Québec

Abstract

Que ce soit dans leurs ouvrages théoriques ou sur leurs sites Internet, les archivistes ne cessent de rappeler l’importance qu’il y a pour les organismes publics et privés d’établir une bonne gestion des documents qu’ils produisent et/ou reçoivent durant leurs activités quotidiennes. Une bonne gestion documentaire assure le bon fonctionnement d’une institution, mais permet également de préserver dans le temps une trace des activités de cette dernière.

Dans le but de fournir une aide efficace et fonctionnelle, les archivistes conçoivent et proposent aux organismes plusieurs outils comme le plan de classification et le calendrier de conservation.

Mais qu’en est-il des documents produits et/ou reçus par les archivistes durant leurs activités quotidiennes?

Dans les livres de gestion consacrés aux services et aux centres d’archives, il est constamment fait mention des nombreux outils utilisés par les archivistes pour le traitement des documents qu’ils reçoivent. Ces ouvrages font alors mention de la politique d’acquisition, du plan d’urgence en cas de sinistre, du manuel de description des documents, de la politique d’accès au document, mais restent souvent silencieux concernant la gestion globale des documents produits et/ou reçus par les services et les centres d’archives durant le cours de leurs activités. Ce silence s’explique probablement par le fait que les auteurs des ouvrages de gestion partent du principe que les archivistes responsables d’un centre ou d’un service d’archives vont directement mettre en place ces outils. Mais qu’en est-il de la réalité ?

Dans le but de répondre à cette interrogation, nous avons décidé de mener une enquête auprès de l’ensemble des services et centres d’archives recensés par le Réseau des services d’archives du Québec (RAQ). Grâce à l’envoi d’un questionnaire en ligne, plus de quatre-vingt-dix centres d’archives ont été contactés et plus de 40% de ces derniers nous ont fourni des réponses complètes et exploitables.