Les cadres intermédiaires et l’information : modélisation des comportements informationnels de cadres intermédiaires d’une municipalité en transformation

Abstract

Un atout majeur des organisations consiste en leur capacité à créer et exploiter l’information et les connaissances, capacité déterminée entre autres par les comportements informationnels. Chargés de décisions stratégiques, tactiques et opérationnelles, les cadres intermédiaires sont au cœur du processus de création des connaissances, et leurs comportements informationnels doivent être soutenus par des systèmes d’information. Toutefois, leurs comportements informationnels sont peu documentés. La présente recherche porte sur la modélisation des comportements informationnels de cadres intermédiaires d’une organisation municipale. Plus spécifiquement, elle examine comment ces cadres répondent à leurs besoins d’information courante dans le contexte de leurs activités de gestion, c’est-à-dire dans leur environnement d’utilisation d’information. L’étude répond aux questions de recherche suivantes : (1) Quelles sont les situations problématiques auxquelles font face les cadres intermédiaires municipaux ? (2) Quels sont les besoins informationnels exprimés par les cadres intermédiaires municipaux lors de situations problématiques ? (3) Quelles sont les sources d’information qui soutiennent les comportements informationnels des cadres intermédiaires municipaux ? Cette recherche descriptive s’inscrit dans une approche qualitative. Les 21 cadres intermédiaires ayant participé à l’étude proviennent de deux arrondissements d’une municipalité québécoise fusionnée en 2002. Les modes de collecte de données sont l’entrevue en profondeur en personne et l’observation directe auprès de ces cadres, et la collecte de documentation pertinente. L’incident critique est utilisé comme technique de collecte de données et comme unité d’analyse. Les données recueillies font l’objet d’une analyse de contenu qualitative basée sur la théorisation ancrée. Les résultats indiquent que les rôles de gestion proposés dans les écrits pour les cadres supérieurs s’appliquent aussi aux cadres intermédiaires, bien que le rôle conseil ressorte comme étant particulier à ces derniers. Ceux-ci ont des responsabilités de gestion aux trois niveaux d’intervention opérationnel, tactique et stratégique, bien qu’ils œuvrent davantage au plan tactique. Les situations problématiques dont ils sont chargés s’inscrivent dans l’environnement d’utilisation d’information constitué des composantes suivantes : leurs rôles et responsabilités de gestion et le contexte organisationnel propre à une municipalité en transformation. Les cadres intermédiaires ont eu à traiter davantage de situations nouvelles que récurrentes, caractérisées par des sujets portant principalement sur les ressources matérielles et immobilières ou sur des aspects d’intérêt juridique, réglementaire et normatif. Ils ont surtout manifesté des besoins pour de l’information de nature processuelle et contextuelle. Pour y répondre, ils ont consulté davantage de sources verbales que documentaires, même si le nombre de ces dernières reste élevé, et ont préféré utiliser des sources d’information internes. Au plan théorique, le modèle de comportement informationnel proposé pour les cadres intermédiaires municipaux enrichit les principales composantes du modèle général d’utilisation de l’information (Choo, 1998) et du modèle d’environnement d’utilisation d’information (Taylor, 1986, 1991). L’étude permet aussi de préciser les concepts d’« utilisateur » et d’« utilisation de l’information ». Au plan pratique, la recherche permet d’aider à la conception de systèmes de repérage d’information adaptés aux besoins des cadres intermédiaires municipaux, et aide à évaluer l’apport des systèmes d’information archivistiques à la gestion de la mémoire organisationnelle.

The success of organizations lies most often in their capacity to create and use information and knowledge, this capacity being determined among other things by information behaviours. In charge of strategic, tactical and operational decisions, middle managers stand at a crossroad in the knowledge creation process within organizations. Their information behaviours must be supported by information systems. However few studies explore these information behaviours. This research project aims at understanding how municipal middle managers meet their information needs according to their specific information use environment. It describes and models their information needs and uses in management situations and examines how they are supported by information sources. More specifically, the study examines three research questions : (1) What problem situations do municipal middle managers encounter in their management tasks ? (2) What information needs do they express in the context of their problem situations ? (3) What information sources support their information behaviours ? This descriptive study is based on a qualitative approach. The respondents are twenty-one middle managers, all reporting to two boroughs in a Quebec municipality that was merged in 2002. Data collection techniques used are in-depth face-to-face interviews with and direct observations of middle managers, and relevant documentation related to problem situations. Critical incident was used both as a technique interview and as a unit of analysis. Data were subjected to content analysis based on grounded theory. Results show that middle managers’ roles are as diversified as those of top managers. However middle managers have a large “counseling” role. Their managerial responsibilities are mainly at a tactical level, but do not exclude operational and strategic level tasks. The problem situations of middle managers are closely linked to information use environment components such as : their managerial roles and responsibilities, and the organizational context characterizing a municipality undergoing major reorganization. Most problem situations encountered by middle managers in this context were new patterns, and related mainly to legal and prescriptive matters or physical resources. Middle managers’ information needs show the importance of organizational processes and context in the resolution of problem situations. To answer those needs, they used mainly internal information sources. Verbal information sources were more used than printed ones (documentation). At a theoretical level, we found that our middle managers’ information behaviour model supports and complements the two models our study relies on : the general model of information use (Choo, 1998) and the information use environment model (Taylor, 1986, 1991). Concepts such as “user” and “information use” are also refined from the users perspective. At a practical level, this study contributes to the design of information retrieval systems best suited to satisfy the information needs of municipal middle managers. It also assesses the contribution of records information systems to the management of organizational memory.